ある中小企業の夕方5時半、複数の営業担当者がオフィスを出入りしている。彼／彼女らは、ホワイトボードに「退勤」の2文字を記入したらまたすぐ出ていく。「お先に失礼します、社長」。声をかけられたAさんは、非効率な作業を社員に行わせている申し訳なさを感じつつ、「お疲れ様」とねぎらう。毎日忙しく駆け回る営業担当者のために、もっと効率的な勤怠報告の仕組みを考えたいが、すぐに取り掛かれる時間もない……。

　別の企業では、経営者であるBさんの前で、ある社員が上司に指導を受けている。どうやら、依頼された資料の作成を忘れてしまっていたようだ。「月曜日に頼んだだろう」「申し訳ありません。そんな気もしますが、覚えていません」。手書きメモでのタスク管理が一般的なこの会社では、このような事態がよく起こる。そういえば、先月も似たような光景を見た気がする……。

　二人の経営者は危機感を募らせる。「このままアナログな業務を続けていてよいのだろうか」「時代に取り残されてしまうのではないか」。Webや雑誌を開くと、デジタル化のメリットが大きく宣伝されている。DX？ うちには関係ないだろう。でも、何もせずにいて本当に大丈夫だろうか――。

　とはいえ、中小企業の場合、いきなりデジタルに多額の投資はできない。“一人情シス”や総務がIT周りを兼務することが多いため、人的リソース面でも本格的な取り組みを推進することは困難なことが多い。仮に強引に進めたとしても、仕事の進め方が変わると現場の反発に遭う恐れもある。そう考えると、デジタル化は遠い世界の話のように思えてしまう。

　ここは、「デジタル化やDXという言葉に縛られずとも変わることはできる」と考えたい。大切なのは一歩目の踏み出し方だ。足掛かりになるのが「スマートフォン」である。既に社用のスマホを配布している会社もあるだろう。実は、日常的に利用しているスマホの使い方に少し新しい視点を加えるだけで、小さな変革を起こすことができる。そこから組織のデジタル化を加速することができるのだ。

　次ページでは「スマホから始めるデジタル化」の実践的な方法について考える。