「人が持つ力を解き放つ」
NECが取り組むリーガルDX
社内で先行導入されたサービスに触れ
使い勝手の良さを実感
一方で、経営や事業部門とのコミュニケーションを強化するためには、社員が相談しやすく、スピーディに回答が得られる仕組みが不可欠だと考えた。
そこで課題となったのが、相談の受付から対応に至るまでの業務プロセスの改善である。
従来、法務部門は、経営や各事業部門からの相談を社内メールで受け付けていた。届いたメールの内容ごとに、法務部門の管理職が担当者をアサインし、その担当者がメールや案件に関する書類などを保管するフォルダをストレージ文書管理ソリューションで作成。そのフォルダに担当者が手動で書類などを入れていた。
これでは、管理職が担当者をアサインするまでに時間を要するし、任命された担当者が必要な書類を集めて保管するまでのプロセスにも手間がかかる。しかも、必要な書類の保管をうっかり忘れてしまうといった人為的ミスも起こりかねない。
「相談への対応スピードを速め、ミスなく処理するためには、担当者のアサインと、書類の収集・保管を効率化できる仕組みが必要ではないかと考えました」と山本氏は語る。
ナレッジの蓄積・活用と、相談対応のスピードアップ。この2つが実現する仕組みとして、NECの法務部門はServiceNowのLegal Service Deliveryが最適なソリューションであると判断したのだ。
業務プロセスを改善するためのソリューションは他にもあるが、NECの法務部門がServiceNowのLegal Service Deliveryを選んだのは、すでにITサービスマネジメントやIT運用、HRなどで社内導入の実績があり、使い勝手の良さと業務効率化の価値が十分認識されていることが大きな決め手であった。
「私自身もシステムの不具合対応依頼や、人事への問い合わせ、申請などでServiceNowを使っていますが、ワンポータルであらゆる問い合わせや申請ができて、対応状況がリアルタイムで確認できることや、ちょっとした問題ならナレッジを見て自己解決できる点がとても便利だと感じていました。同じエクスペリエンスを法務サービスでも提供できるはずだと考えました。また、今後新たにリリースされる標準機能を追加対応なしで利用できるなど、多くのメリットがあることを踏まえ導入を決めました」と山本氏は明かす。
すでに他の社内業務で利用されており、それらがServiceNowのLegal Service Deliveryとシームレスに連携できる点にも魅力を感じたという。
「とくにServiceNowの人事ソリューション（HR Service Delivery)と連携できるのは、業務効率化に役立つと考えました。2つのソリューションを連携することで相談受付の際、ServiceNowにログインするだけで人事システムに登録されている部署名などの所属情報が自動入力されます。さらに、組織変更の際には、この所属情報が、基盤側による自動連携で更新される点も魅力でした」（山本氏）
ServiceNow 法務DX（Legal Service Delivery）
- 従業員エクスペリエンス向上と法務部門の業務効率化の実現
- 人ならではの知恵や創造性を発揮する高い付加価値を生み出せる業務に集中できる環境へ
すべての社内業務が
ワンポータルで処理できる環境を目指す
アジャイル開発に適したServiceNowを採用した結果、開発スタートからリリースまでの期間はわずか4カ月と、非常に短期間で構築できた。「このような短期間でリリースすることができたのは非常にありがたく感じています」と山本氏。
まだ稼働して間もないが、導入効果は少しずつ表れているようだ。相談の受付から対応までの業務プロセスでは、管理職が行っていた担当者のアサインが効率化されたことで、作業工数が約30％は削減したと感じている管理職もいる。
「問い合わせや契約書レビューなどの依頼を受けた際に、これまでは管理職が手動で実施していた案件アサインの大部分が自動化できたことにより工数削減につながっています。また、以前は担当者が行っていた関連書類のフォルダ作成や書類の保管も自動化され保管漏れがなくなりました。従来はメール上のCCで共有していた対応状況などが一元管理され、法務部門の担当者間での共有が容易になり、担当の不在や業務の引き継ぎが発生しても、スムーズに対応できるようになりました。これらのデータの蓄積による検索性の向上が、案件対応時間の更なる短縮にもつながると期待しています」と山本氏はメリットを語る。
この他NECの法務部門は、どの事業部門から、どんな内容の相談が、何件寄せられたのかといったことがひと目で分かるダッシュボードの構築も目指している。
「可視化された相談件数や内容などの傾向を基に、どの事業部門向けの担当者を増やすべきか、事業部門ごとにどんな法務知識を身に付けてもらうべきか、といった対応ができることを期待しています。ServiceNowのLegal Service Deliveryは法務業務の『中核システム』となっています」と山本氏は評価する。
NECは、これからもServiceNowの活用領域を広げ、社員のエクスペリエンス向上を徹底追求していく考えだ。
小玉氏は、「まだ手を付けていない経理業務や調達業務などにもServiceNowを導入したいと考えています。将来的にはServiceNowのプラットフォームに統一し、すべての社内業務がワンポータルで処理できるような環境を整えていきたい。あらゆる問い合わせや申請、承認がモバイルで行えるようにすることや、ServiceNowとNECのAIを組み合わせた、より高度なエクスペリエンスの実現を目指しています。これらによって、当社が中期経営計画の目標とする『社員のエンゲージメントスコア50％』を2025年までに達成させるのがゴールです」と語る。
またNECは、自社をゼロ番目のクライアントとして、最先端のテクノロジーを実践する「クライアントゼロ」戦略の下で社内DXを推進している。
小玉氏は、「社内DXで得た経験やノウハウを基に、お客様のDXや社会のDXに貢献していきたい。とくに法務領域におけるServiceNowの活用は国内初の事例なので、お客様の法務領域DXに必ず役立つと確信しています」と語る。
NECのServiceNowを活用したエクスペリエンス改革は、「社内」から「社外」、そして「社会」へと広がっていく。