企業間取引の現場では根強くファクスによるやり取りが残っている。典型的な例が、中小企業における受発注業務である。経済産業省が帝国データバンクに委託した「経営診断ツールの認知・活用状況及び、決済・資金調達の実態に関する調査」によれば、中小企業では受注の69.7％、発注の75.8％がファクスで行われていることが明らかになった。コロナ前の2019年公開の調査結果ではあるが、その傾向は今でも変わらないと見られている。

　設備投資の余力がない中小企業でペーパーレス化が遅れているのは、以前から指摘されている課題でもある。長年の業務フローを変えるのが面倒だという側面もあるだろう。だがオンラインに比べ、ファクスによる受発注業務には多くのデメリットがある。

　手書き作業やファクス送受信に伴うアナログ作業に加え、紙書類の保管にも手間とコストがかかる。受発注のみがアナログ作業の場合、最終的にはデータをデジタル化して売り上げなどを管理することになり、データ入力作業の手間が加わる。ファクス受信の見落としや、手作業による記入ミスなどヒューマンエラーも招く。

　DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進するには、完全なペーパーレス化とデジタル化を完了しておく必要がある。一方、「自社内の業務なら可能だが、取引先など外部とのやり取りまでペーパーレス化を推進するのは難しい」という声も多くの企業から聞かれる。

　そこで次ページから、花王グループにおける「脱ファクス」の取り組みを紹介していく。アプリとクラウドの融合によってこの難題を解決した現場に迫る。