アナログなやり取りのムダを撲滅 「調達DX」の
メリットとその実現法

PCの調達を担うIT部門の作業は非常に煩雑だ。ユーザーが求めるPCの仕様やスペックは業務内容や用途によって異なる。同じ機種でもCPUをパワーアップしたり、GPUの追加やメモリ、ディスクの増量が必要になることもある。こうした取りまとめを行った上で、カスタマイズの可否や在庫状況、納期などを確認して見積りを依頼。必要に応じて価格調整などを行い、正式に発注するといった流れだ。

この一連のプロセスはベンダーの営業担当者とメールや電話、FAXなどで行うケースが多い。担当者をつかまえて話を聞いたり、相談しても、回答をもらうまでに数日から数週間かかることもある。その間、作業はストップする。見積りや発注も紙の帳票やPDFで行うため、確認に手間と時間がかかる。

負担の大きい調達作業をもっとシンプル化したい。そう考えるIT部門担当者は少なくないだろう。ベンダーが提供する電子調達サービスを使えば、アナログな調達プロセスをデジタル化し、調達DXを容易に実現可能だ。電子調達サービスは注文をオンライン化するだけでは――。そう思っているとしたら、それは大きな誤解だ。

　

電子調達サービスはアナログな調達プロセスを抜本的に変える。そんなインパクトを秘めている。その中で注目したいサービスの1つが、デル・テクノロジーズが提供するオンライン調達プラットフォーム「Dellプレミア」だ。これは自社向けにカスタマイズ可能な電子調達サービスである。

Dellプレミアは無料で利用でき、アカウントは最短で1～2営業日で開設できる。画面はシンプルで分かりやすい。製品の検索や選定をオンラインで行えるのはもちろん、推奨機を選定した上でパーソナライズ化された製品カタログも作成できる。

対象機種を限定することで、その後の見積りや発注を効率化できるのだ。カスタマイズした構成での正式な見積書の作成や保存、発注手続きもWebで完結できるため、営業担当者との情報伝達の手間や労力も大幅に削減できる。

DellプレミアはPC調達を効率化する様々な機能を提供するが、基本的な機能を利用するだけでも大きなメリットを実感できるはずだ。ここでは「パーソナライズ化された製品カタログの作成」「製品の選定」「見積書の作成」「発注処理」の概要を紹介しよう。

■パーソナライズ化された製品カタログの作成

PCに求める仕様やスペックは業務によって様々だ。調達する際はできるだけユーザーの希望を叶えたいが、過剰スペックにならず予算の範囲内で収めることも求められる。選択権をすべてユーザーに委ねると、取りまとめが大変になる。希望する機種やスペックを調達できない場合は再度選び直してもらう必要があり、作業が振り出しに戻る。こうならないためには、事前に会社として推奨機を選定しておくとよいだろう。

Dellプレミアにはそのための機能がある。それが「標準構成機能」だ（図1）。Dellの製品カタログページから、出荷時期、プロセッサの種類、画面サイズなど様々な仕様でフィルター処理を行える。いくつかの機種を推奨機として選定した上で、その推奨機をベースに、ハードウエアやOSのアップグレード／ダウングレードなどスペックのカスタマイズも可能だ。これを保存することで、選択した推奨機のみを表示する「パーソナライズ化された自社の製品カタログ」を作成できるというわけだ。

あらかじめカスタマイズ構成した推奨機を数種類用意しておけば、バラバラな要求を取りまとめる必要がなくなる。IT部門の手間は大幅に軽減できるだろう。ユーザーもPC構成が具体的に分かるので、あれこれ悩む必要がなく、選びやすい。透明性が高まることから、不正な購買行為を抑止し、コンプライアンス強化にもつながる。

■製品の選定

パーソナライズ化された自社の製品カタログを作成したら、製品の選定は各ユーザーに行ってもらう。自社の製品カタログを開き、具体的なスペックや価格が表示された推奨機の中から、希望の機種を選んで「カートに追加」をクリックする。こうすることで、IT部門の取りまとめの作業は不要になる。

■見積書の作成

カタログから製品を選定すると、その情報はデル・テクノロジーズ営業担当と共有され、見積書が作成される。お客様にはその「見積り番号」が通知される。Dellプレミアのトップから見積りホームページにアクセスした上で、営業担当から提供された見積番号を入力すると、見積書が表示される（図2）。見積書のドキュメントはPDFなど様々な形式で見積書ホームページから直接ダウンロード可能だ。見積書はWeb上で保存しておくこともできる。

■発注処理

見積書の内容を確認し、問題がなければ発注処理に進む。発注処理はDellプレミアの見積書から行える（図3）。

チェックアウト後に「注文内容を送信」をクリックすれば、注文完了だ。完了後に発行される発注書番号を入力すると、注文に必要な情報が登録される。以降の発注処理を効率化できる。

また注文の処理状況はDellプレミアで一元的に把握できるため、納品までのプロセスの「見える化」が可能だ。発注した製品の納期はいつになるのか――。わざわざ営業担当に問い合わせなくても、オンラインで確認できる。

このようにオンライン調達はIT部門の調達プロセスをシンプル化・省力化するだけでなく、現場のユーザーにも大きなメリットをもたらす。

一方ですべてがオンライン化されることに不安を感じる企業もあるだろう。製品の検索や価格、機能などの不明点が発生した場合にどうすればいいのか――。そんな時、Dellプレミアでは「プレミア ヘルプデスク」を通じて、ITアドバイザーにいつでも相談することができる。例えば、見積書の内容では予算オーバーになる。そんな場合は同等スペックの別機種を提案するなど、お客様に寄り添った対応でスムーズな調達をサポートする。これもDellプレミアの大きなメリットだ。

あらゆる業務がデジタル化されていくのに、PC調達はアナログなままでいいのだろうか。無料で利用でき、分かりやすいDellプレミアなら一歩目を踏み出しやすい。この機会にオンライン調達のメリットをぜひ体験してほしい。