IT部門の負担を劇的に軽減する
オンライン調達の
実践的活用法 ～セルフサービス化でPC調達が一変する～

　

企業におけるPC調達は主にIT部門が担う。電話やメールで在庫の確認、見積依頼を行い、製品を選定して発注する。企業規模によっては更改などのタイミングで一度に数十台、数百台、あるいはそれ以上のPCを調達することもあるだろう。また部門やグループごとに発注する場合は、購買手続きを何度も繰り返すことになる。その負担は大きく、本来業務が圧迫されるケースも少なくない。

人手不足が深刻化する中、こうした業務をいかに簡略化し、IT部門・ユーザー部門双方にとってメリットのある仕組みにするか――。これは多くの企業に共通した課題だといえるだろう。

この課題を解決する手段として注目を集めているのが「Dellプレミア」だ。これはデル・テクノロジーズのそうした煩雑なPC調達をWebで完結できるオンライン調達プラットフォーム。既に利用している企業もあるかもしれないが、実は思っている以上に、日本企業のビジネスシーンに適合した、様々な機能がある。

例えば、自社仕様の製品カタログをつくり、ユーザーに権限を与えて見積もりや発注をセルフサービス化するといった活用法はその1つ。これを海外拠点にまで適用し、グローバルな調達を一元化することもできる。さらにERPなどの購買システムと連携し、購買管理や決済処理を自動化することも可能だ。

以下ではそうした便利な機能とその活用法を具体的に見ていきたい。

■ローカルポータル機能

これはDellプレミアの中に、“自社専用のポータルページ”を作成できる機能だ。会社としての推奨機を選定した自社にカスタマイズした「製品カタログ」をつくり、そこからユーザー各自が見積もりや発注を行えるようになる。IT部門が担っていた煩雑な作業を現場に任せることができるわけだ。ローカルポータルでは以下のようなことが可能になる。

・製品カタログのパーソナライズ化

デル・テクノロジーズの製品カタログページから価格、在庫状況、出荷時期、プロセッサーの種類、画面サイズなど様々な仕様でフィルター処理を行い、自社仕様のパーソナライズ化した製品カタログを作成できる。あらかじめ推奨機を選定しておくことで、統制のとれた調達が可能になる。価格や納期など事前確認の手間も少なくて済む。推奨機をベースに、ハードウエアやOSのアップグレード／ダウングレードなどスペックのカスタマイズも可能だ（図1）。

・ユーザー管理

管理者はグループやユーザー単位にロールを割り当てることが可能だ。閲覧可能範囲や実行可能なアクションを定義することで、ルールに沿った運用とガバナンスを徹底できる。

・見積もり、発注のセルフサービス化

ユーザーはパーソナライズ化した製品カタログから希望する製品やスペックを選ぶ。その後の見積もりや発注をIT部門が一括で行うことも可能だが、グループやユーザーに権限を割り当てることで、その作業を現場に任せることができる。見積もりや発注依頼はパーソナライズ化した製品カタログページからボタンをクリックするだけなので、ユーザーも戸惑うことなく操作できる（図2）。ユーザーの希望を取りまとめ、営業担当に見積もり依頼や発注を行うという負担の大きい作業をIT部門から手離れさせることができるわけだ。

支払い方法は会社既定の方法をプリセットできるので、見積もりや発注はセルフサービス化しつつ、支払いは会社として一括決済が可能だ。

■オーダーステータス

いつ、誰が、何を発注し、いつ納品されたか。発注後の履歴を確認するための機能だ。これにより見積もりや発注をセルフサービス化しつつ、注文追跡と出荷確認をIT部門で統合管理できるわけだ（情報は最大過去2年分を一覧で表示）。もちろん、期間を指定しての確認も可能だ。閲覧情報はExcelファイルとしてエクスポートすることもできる（図3）。

オプション機能を利用すれば、過去24か月の購入履歴レポートも閲覧可能だ。履歴情報は製品別や購入時期などを軸に分かりやすいグラフで表示する。PCのライフサイクル管理やコスト管理を効率化できる。

ユーザーに権限を付与し、このオーダーステータスをユーザー自身が確認できるようにすることも可能だ。確認だけでなく、カスタマーサポートへの依頼もユーザー自身で行える。2025年3月にはそのための新機能をリリース。発注後の領収書発行、配送先変更、注文キャンセルなどをWeb上で行える。不明点について問い合わせしたい場合はオンラインで申請すれば、担当営業にエスカレーションできる。

つまり「PCがいつ届くのか」「こんな不具合が起きているがどうしたらよい」など、PC調達に付帯するサポートもセルフサービス化できるわけだ。これはIT部門だけでなく、ユーザー部門にとっても必要な情報を確認できるという点で非常に有効だといえるだろう。

■グローバル調達の一元管理

これは国内だけでなく、海外に工場や拠点を持つ企業に重宝する機能だ。各国ごとにローカルページを用意することなく、海外からの購入をDellプレミア上で一元化できる（図4）。

国を指定すると、その国に応じたキーボード、OSやソフトウエアの表示言語、電源ユニットなどが自動で選択される。製品価格も各国通貨で表示される。これをもとに製品カタログを国ごとにローカライズ化し、見積もり、発注をセルフサービス化することも可能だ。事前に推奨機を選定しておけば、ガバナンスを確保して各国のPC調達を一元化し、価格帯やスペックの一貫性も維持できる。

■購買プロセスとの統合

DellプレミアはSAP、Oracleをはじめとする主要な購買システムとAPIによるデータ連携が可能だ。カタログや見積書の取得、購入注文書の送信、注文状況の取得、購入注文契約書や請求書の取得など多様なAPIが用意されている。

パーソナライズ化した製品カタログを「パンチアウトカタログ」として購買システムに統合することもできる（図5）。利用企業は購買システムのポータルからDellプレミアにアクセスし、自社専用のカタログから一連の調達作業を行えるようになる。発注データは購買システムに送信され、その後は利用企業の購買システムのフローに沿って処理される。

これにより、注文してから納品、支払いまでの購買・承認フローを自動化できる。発注内容を取りまとめ、経費申請を行い、承認を得る。納品が確認されたら、ベンダーへの支払いを依頼する。こうした事務的な作業が不要になり、IT部門だけでなくユーザー部門も煩雑な事務作業に煩わされることがなくなる。先に紹介した見積もり／発注のセルフサービス化やグローバル電子調達と併せて利用すれば、調達プロセスの負荷は劇的に軽減できるだろう。

なお、利用企業の購買システムとDellプレミアの連携はデル・テクノロジーズのエキスパートチームがサポートすることも可能だ。

Dellプレミアの機能は、PC調達の多くのプロセスをデジタル化できるだけではない。実は価格面でもメリットが大きい。Dellプレミアに掲載される製品は既に市場価格より割安なプレミア割引が適用されている。Dellプレミアから調達するだけで購買費の抑制につながるわけだ。

Dellプレミア内では様々なプロモーションも行っている。対象製品は通常価格からさらに割引されたり、様々な特典が受けられたりするケースもある。これもDellプレミアならではのメリットといえるだろう。

このようにPC調達をセルフサービス化することで、IT部門はPC調達業務に割かれていたリソースを、ビジネスの付加価値向上やデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進に充てられるようになる。単なる効率化以上の価値が期待できるだろう。これらの機能をフル活用し、「調達DX」の新たなフェーズに踏み出してみてはいかがだろうか。