業務プロセス横断型の効率化で

自治体業務の
生産性向上を図るべき

　少子高齢化や人材需給のアンマッチなどによって、人手不足は深刻化する一方だ。少ない人数で最大の生産性を実現するための業務プロセスの見直しは、自治体が行政サービスの質の低下を防ぐ上で避けて通れない取り組みといえる。

　「DXに対する意識の高まりを受けて、昨今は大規模なシステム改修や新規システムへのリプレースが活発化しています。もちろんそれは重要ですが、トップダウンでシステム変更が行われた結果、業務の一部がシステムに吸収されずに残ってしまうケースが見受けられます」とNTTデータ イントラマートの木村 克史氏は指摘する。

　紙伝票による処理や部門間を横断する業務などがその代表例である。複数の部門や担当者にまたがるビジネスプロセスをひとつながりにしてシステム化するのは、なかなか難しいからだ。

　そこでNTTデータ イントラマートは、そのような課題を解消するため、ワークフローとBPM（ビジネスプロセス管理）の機能を備えた業務改善ソリューション「intra-mart」を提供している。組織内の多様なシステムを同一のプラットフォーム上に集約し、業務プロセスの最適化・標準化を進めるツールだ。

　業界・業種を問わず、多くの企業・組織がintra-martで業務改善に成功している。例えばある大手クレジットカード会社は、キャッシュレス需要の高まりで増えた業務を効率化するべくRPAを導入。しかし、ロボットで実行した業務を次の担当者に受け渡す際に、まだ多くの担当者が関わっている状況だった。

　「intra-martを用いて業務横断的な自動化を進め、人が担うプロセスを大幅に削減しました。これにより、クレジット増枠審査の業務量は4割、紙の使用量は8割も減らすことに成功しています」と木村氏は紹介する。

　実際、1つのプロセスで完結できる業務は多くない。複数のプロセスがつながっているのが一般的で、その全体を自動化・効率化できている組織はまだ少ないだろう。この壁を打ち破るには、人が介在することを前提に業務プロセス全体をデジタル化して、既存のシステムとシームレスに連携させることが必要になる。intra-martを使えば、現場主導でそれを実現することが可能だ。

　「メリットをより手軽に得られるよう、SaaS版の『Accel-Mart Quick』もご提供しています」と木村氏は続ける（図）。intra-martの強みはそのままに、「資産を持たずサービスとして利用可能」「申し込み後すぐに使える」「常に最新機能を利用できる」といったクラウドならではの価値も得ることが可能だ。 　Accel-Mart Quickを活用して課題を解決したのが、エレクトロニクス分野のエンジニアリングを手掛けるシステックだ。バックオフィス業務のペーパーレス化、業務プロセス適正化などにつなげるワークフローをAccel-Mart Quickで作成。散在するExcelデータをAccel-Mart Quick上にまとめる作業は、総務部のメンバーが主導して進めたという。

　「並行して『カスタマーサクセス支援サービス』もご利用いただいています。これにより、将来的にさらに多様な業務アプリを内製するスキルも習得されました」と木村氏は話す。

　業務の改善・効率化が必要なことは分かっていても、どこから手をつければよいか分からない組織は多いだろう。Accel-Mart Quickであれば、まずは小さく始めて、徐々に取り組みを拡大していくことができるはずだ。