経営サイドと従業員の溝を埋める働く環境とは

オフィス回帰にはメリットとデメリットがある。経営サイドからのメリットとしては、従業員の帰属意識、一体感、生産性の向上や、従業員の仕事に対する取り組みを把握できるなどが挙げられる。従業員としても、コミュニケーションが取りやすい、オン／オフの切り替えがしやすい、といったメリットがある。一方で経営サイドが感じるデメリットもある。不動産や交通費など固定費の増大、定着率リスクと離職に伴う採用コストの増加、子育てや介護中の従業員に大きな影響があるため多様性の欠如が生じるなどだ。従業員側のデメリットとしては、通勤にかかる時間とコスト、通勤ストレスなどの心理的負担、仕事と家庭のバランスが取りにくいなどがある。

では、この経営サイドと従業員双方のメリットをかなえながらデメリットを克服するための、現実的な新しい働く環境をどうすれば構築できるのだろうか。

パーソルファシリティマネジメントの調査によると、現在の出社形態は約半数の人が完全出社。そして、出社とリモートを組み合わせたハイブリッドワークが41％、完全リモートが7%である。一方、理想の出社形態を問うと、完全出社が25%、ハイブリッドワークが53%、完全リモートが17%となっており、リモートワークを求める人が多い。この調査結果からも分かるとおり、目指すところはハイブリッドワークを実現できる環境なのだ。

ハイブリッドワークの課題を克服するヒント

多くの人が望むハイブリッドワークだが、課題もある。上司や先輩に質問・相談するタイミングが分からない、出社とリモートメンバーが混在する会議の調整が大変、話したい人を探すのに手間と時間がかかる、関係構築が難しいなどだ。また、文章でのやり取りが多くなるため、意図や気持ちの伝達が難しく、手間も時間もかかり、誤解を生む原因ともなる。フリーアドレスについても、話したい相手の状況が分からない、ちょっとした相談に手間がかかるといった課題がある。

なぜ難しいのか。oVice（オヴィス）の田村氏は、「チャットやウェブ会議ツールだけでは、随時必要な会話を必要な人とする機会や、偶発的な会話の機会が失われてしまいます」と指摘する。視点を変えて考えてみると、別のオフィスや異なるフロアにいる人など、自分から見える人以外は自分の視点から見たら全員「リモートワーク」である。オフィスに戻っても本社と支社、フロア違いの人たちは、それぞれカレンダー上の予定は見えても、予定は30分や60分の単位で連続して埋まっていたりする。本当の状況はよく分からない。「つまり、オフィスにいても全員が同一フロアにいる環境でない限り、ハイブリッドワーク環境です。この認識ができれば、解決の方法が見えてきます」（田村氏）。

oViceが提供するバーチャルオフィス「ovice」は、このような物理的制約をなくしたオフィスである。

場所や言語の制約なくコミュニケーション可能

oviceは、現実のようなコミュニケーションができる2次元のバーチャルオフィスだ。田村氏は、「3次元では没入感は得られるものの、どうしても自分視点になってしまいます。しかし、オフィスは全体を俯瞰して見える、誰がどこにいるかすぐ分かることが重要です。教育現場で利用されることもあり、性能が十分ではない機器でも快適に動くよう、あえて2次元を採用しています」と説明する。

現在、ユーザー数は18万人、利用企業は約4000社と多くの企業で採用されている。大企業での利用例も多く、そのような企業ではフロアを分けて、バーチャルビルを構成するケースも少なくない。例えば、全従業員が利用できるフロア、役員フロア、外部の関係者とやり取りをするフロアといった具合だ。

oviceの画面では、各自のアバターを囲む丸の色が緑なら話しかけてもよく、赤なら遠慮してほしいというように相手の状況がすぐに分かる。また、近くに行くと声が聞こえ、立ち話を近づいて聞くといった現実のオフィスと同様の体験ができる。「メンバーの状況が俯瞰で見えるので、今声をかけられるのか、後がいいのかが分かります。また、今集まって相談しているのは自分も関係する件に違いないので自分も加わろうといったことが可能になります。そして、oviceにアバターでアクセスしていれば、本社にいようが、支社にいようが、自宅にいようが関係なく机を並べて働いたり会話ができます」（田村氏）。

実際に利用するユーザーからは、リアルの会話よりもovice上で会話する方がよいといった声も寄せられている。メリットの1つは、議事録の自動生成機能による生産性の向上だ。さらに自動翻訳機能によりそれぞれの言語による字幕を使って会話できるので、言語や場所にとらわれない人材の採用が実現する。

oviceで期待できるビジネス上の最大のインパクトは、立ち話やちょっとした相談によるスピードアップだ。「全員のカレンダーを合わせようとすると1週間後になるといったことはよくあります。カレンダーは30分や1時間といった単位で埋まっていますが、実際にはスキマはあります。それを活用したスピードアップや生産性向上が実現します」（田村氏）。

さらに知見やスキルのある人へのアクセスが容易になり、アウトプットの品質が高まる。どこにいても同じフロアでコミュニケーションを取れるので、人と人とのつながりが強まり、所属チームや会社に対する帰属意識も高まる。オフィスの賃料といった物理コストも低減する。

ある製薬会社では移動時間を削減するため、全国の拠点を閉鎖。メンバーの一体感やコミュニケーションを取るためにoviceを採用した。その結果、本社・支社関係なく同一のサービスレベルを享受でき、これまで会わなかった人とのネットワークを構築。通勤時間をプライベートに充てられるようになり社員のエンゲージメントが上がった。田村氏は、「会社全体だけでなく、部門単位などで始めることもできます。物理的な制約から解放された新しい働く環境を一度試してみてください」と締めくくった。