カオス状態の庁内ファイルを宝の山に
AI搭載「ストレージマネージャー」

　ファイルサーバー内に謎のフォルダやファイルが無数に存在し、どこを探せばよいか分からない――。重要性が判別できず、削除してよいかも分からない――。そのような状態が放置されている自治体は多いはずだ。

　だが、このような「カオス」の中には、行政職員が日々繰り返してきた議論の過程や、業務のナレッジといった「宝」が眠っている。

　「カオスな状態を整理し、宝を掘り出せる状態にすること。それが、業務の効率化やAIによるデータ利活用の第一歩です」と、様々な自治体のデジタル活用を支援する川口 弘行氏は話す。

　取り組みを支援するソリューションとして、川口氏が開発・提供しているのが「ストレージマネージャー」である。AIがファイルサーバーを定期的に巡回してスキャンする。これによりファイル名、日付、ファイルの内容などをAIが自動的に分析してインデックス（見出し）を作成することが可能だ。

　インデックスがあれば目的のファイルを検索で探せるようになる。インデックスは文字情報だけでなく、画像やPowerPointのスライド、動画の内容などからAIが作成できるという。ファイルの中身もスキャンしているため、個人情報が含まれているか、機密性がどのレベルかも判別してラベル付けできる。さらに、野良ファイルがあれば適切な保存場所を提案する、といった機能も実装している。

　また、ストレージマネージャーが行えるのはインデックス作成だけではない。例えばガイドラインや法令などの大ボリュームの文書を、AIが解析して構造化・要約できる。「議事録を分析する場合は議題や参加者の名前に加えて、参加者の発言意図などもAIが分析します。そのため、要約に当たって『誰が発言したのか』が入れ替わってしまうこともありません」と川口氏は続ける。

　メールサーバー連携によって、メールのやり取りを分かりやすくまとめることもできる。見落としの防止やコミュニケーションの経緯の把握につなげることができるだろう。

　AIはローカル環境で動作するため、情報を外部に出すことはない。この点は自治体にとって重要な特徴といえる。機密性が高い庁内システムや、LGWANに接続されたセグメントでも不安なく使えるだろう。

　「最新バージョンでは、ローカルAIだけでなくクラウドAIも使えるようになり、さらに高精度な分析が可能になりました。なお、インデックス作成時点で個人情報の有無や機密性を判別してあるため、安全なファイルだけを外のAIで処理させることが可能です」と川口氏は言う（図）。 　このような仕組みがあれば、カオスなファイルサーバーを宝の山に変えることができる。AI活用に不可欠な整理されたデータを、容易につくることができるのだ。「AIの出力精度を上げる上で重要なのが、データの質です。まずはカオスを宝の山に変えてから、活用に着手することをお勧めします」と川口氏は強調する。

　ストレージマネージャーは、自治体業務の効率化、無駄な作業の削減を強力支援してくれる頼もしいソリューションといえるだろう。