ビジネス文書の生成AI活用に“落とし穴”あり？リスクを分析・可視化しデータを保護循環型プロセスで情報ガバナンスを確立

オープンテキスト

ビジネス文書の生成AI活用に“落とし穴”あり？リスクを分析・可視化しデータを保護
循環型プロセスで情報ガバナンスを確立

生成AIを使って社内のビジネス文書に蓄積されている情報をうまく活用したい。しかしそこには複数の“落とし穴”が存在する。オープンテキストが提供する、AIのビジネス活用がうまくいかない“落とし穴”にはまるリスクをトータルに解消できるコンテンツ管理プラットフォームとは。

生成AIで社内文書活用
背後のリスクを忘れるな

オープンテキスト
ソリューション・コンサルティング統括本部
リードソリューションコンサルタント
西野寛史氏

企業の間で加速する生成AI活用。報告書や稟議書といった社内文書、あるいは契約書や見積書などの社外文書、さらにはマニュアルや設計書のような技術文書、企画書、提案書といった営業資料などを含めた、自社のナレッジとして蓄積されるビジネス文書を、生成AIによって活用していく動きが急速に活性化している。より正確で最新の情報に基づいた回答を得るためRAG（Retrieval-Augmented Generation）に注目が集まっている。

「生成AIのビジネス活用は、いかに優秀なLLM（大規模言語モデル）を使用したとしても、価値を生まないばかりか、セキュリティーリスクを増大させる“落とし穴”と呼ぶべきものが存在していることに留意が必要です」と西野氏は指摘する。

“落とし穴”を避けるためには？まずは期限切れの情報を処分しながら、価値あるビジネス文書を継続的に整理・分類しなくてはならない。またサイロ化された散在する情報の一元管理を進めることは必須だ。さらに情報に対して常にメタデータを付与し、保守していくことも不可欠である。「特にセキュリティーポリシーを適用し、アクセス制御を確実に実施することは、データ保護の上でとりわけ重要です」と西野氏は強調する。

データを分析、可視化し
継続的な監視、管理下へ

オープンテキストは生成AIを搭載したコンテンツ管理プラットフォームを提供している。これは生成AI活用に必須なRAG環境が整っているだけでなく、活用に伴うリスクをトータルに解消してくれる様々な機能群を備える。

気になるセキュリティー対策の面では、各ユーザーに対してその権限に応じた情報のみを開示する仕組みを提供し、DSPM（データセキュリティー体制管理）という考えに基づくデータ運用を提唱する。コンテンツ管理プラットフォームの内側、外側を含めてデータを検出し、分析・評価してスコアリングを行い、ダッシュボード上に分かりやすく可視化。リスクに応じて、保護された環境にデータを移動しながら、継続的な監視、管理下に置くというプロセスを循環型で回していく。

「組織においてリスクの高い情報は、MicrosoftやGoogle Drive、AWSやWindowsファイルサーバー上に増殖と拡散をし続けます。よって継続的な探索と可視化、保護された管理下への移動、つまりDSPMが重要です。オープンテキストはDSPMを包括的に実現できます」と西野氏は結んだ。